Si acabas de darte de alta como autónomo, o llevas tiempo siéndolo pero todavía tienes dudas sobre qué debe llevar una factura, esta guía es para ti. Verás los campos obligatorios, cómo calcular el IVA e IRPF, los errores más comunes y cómo emitir facturas correctas en minutos con un programa de facturación online.

1. Qué es una factura y para qué sirve

Una factura es el documento mercantil y fiscal que acredita la entrega de un bien o la prestación de un servicio a cambio de una contraprestación económica. Para un autónomo, la factura cumple tres funciones esenciales:

• Acredita el ingreso: es la prueba de que has cobrado por un trabajo.
• Permite deducir el IVA: tu cliente puede deducirse el IVA soportado si tiene una factura completa y correcta.
• Es obligatoria ante Hacienda: sin factura no puedes justificar tus ingresos en el IRPF ni declarar el IVA.

La normativa que regula las facturas en España es el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) y la Ley del IVA. Incumplirla puede acarrear sanciones de entre 150 € y 2.000 € por factura incorrecta.

2. Campos obligatorios de una factura

El artículo 6 del Reglamento de Facturación establece los datos que toda factura debe contener sin excepción. Si falta alguno, la factura no es válida fiscalmente y tu cliente no podrá deducir el IVA.

Campo	Descripción	Estado
Número y serie	Identificación única y correlativa. Ej: 2025-001, A-2025-001	Obligatorio
Fecha de expedición	Fecha en que se emite la factura	Obligatorio
Fecha de operación	Si difiere de la de expedición, cuando se realizó el servicio	Si difiere
Nombre/razón social del emisor	Tu nombre completo o razón social de tu empresa	Obligatorio
NIF del emisor	Tu número de identificación fiscal (DNI si eres persona física)	Obligatorio
Domicilio del emisor	Dirección fiscal del autónomo o empresa	Obligatorio
Nombre/razón social del destinatario	Datos del cliente al que facturas	Obligatorio
NIF del destinatario	NIF o CIF del cliente. En facturas a particulares por importes bajos puede omitirse	Obligatorio (empresa) / Condicional (particular)
Descripción de la operación	Qué servicios o productos se entregan. Debe ser suficientemente descriptiva	Obligatorio
Base imponible	El importe del servicio/producto antes de impuestos	Obligatorio
Tipo de IVA aplicado	Porcentaje: 21%, 10%, 4% o exento	Obligatorio
Cuota de IVA	El importe del IVA en euros	Obligatorio
Retención de IRPF	Si aplica retención (generalmente 15% o 7%), indicar el porcentaje e importe	Si aplica
Importe total	Base imponible + IVA − IRPF (si aplica)	Obligatorio

3. IVA e IRPF: cómo se calcula

El IVA en facturas de autónomo

El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto indirecto que cobras en nombre de Hacienda. Tú lo recaudas de tu cliente y después lo declaras trimestralmente (Modelo 303). Los tipos vigentes en España son:

• 21% (tipo general): la mayoría de servicios profesionales, consultoría, diseño, desarrollo web, marketing, publicidad, etc.
• 10% (tipo reducido): hostelería, transporte de viajeros, algunos servicios de peluquería, rehabilitación de viviendas.
• 4% (tipo superreducido): libros, periódicos, medicamentos, alimentos básicos.
• 0% / Exento: enseñanza reglada, servicios médicos, seguros, arrendamiento de vivienda, operaciones intracomunitarias con IVA extranjero.

La retención de IRPF

Si eres autónomo y facturas a empresas o profesionales (no a particulares), debes aplicar retención de IRPF. Esta retención es un pago a cuenta del IRPF que hace tu cliente directamente a Hacienda por ti. Los porcentajes son:

• 15%: caso general para la mayoría de autónomos.
• 7%: autónomos en los primeros 3 años de actividad desde el alta. Para aplicarlo, debes comunicárselo a tu cliente.
• 2%: actividades agrícolas, ganaderas y forestales específicas.

Es decir, aunque el trabajo vale 1.000 €, tu cliente te paga 1.060 € porque te descuenta los 150 € de IRPF que él ingresará en Hacienda en tu nombre. Esos 150 € se reflejarán en tu declaración de la Renta como pagos ya realizados.

4. Ejemplo real de factura completa

Veamos cómo quedaría una factura real de un diseñador gráfico autónomo que factura a una empresa:

5. Tipos de factura que debes conocer

Factura ordinaria

La factura estándar que emites por tus servicios o productos. Es la más habitual.

Factura simplificada (ticket)

Puede emitirse cuando el destinatario es un particular, el importe no supera los 400 € (IVA incluido) o cuando lo autoriza la AEAT. No requiere datos del cliente. Importante: con una factura simplificada, el cliente empresa no puede deducir el IVA soportado.

Factura rectificativa

Se emite cuando hay que corregir una factura ya emitida: datos erróneos, devolución parcial o total, descuento posterior. Nunca se modifica la factura original: se emite una nueva con su propio número, indicando la referencia a la factura que corrige y el motivo.

Factura recapitulativa

Agrupa en un único documento varias operaciones del mismo mes para el mismo cliente. Debe emitirse antes del último día del mes siguiente al que se refiere.

Factura intracomunitaria

Cuando facturas a un cliente de otro país de la UE que tiene número de IVA (VAT). En este caso no aplicas IVA español, pero debes incluir el número de IVA del cliente y hacer mención a la inversión del sujeto pasivo.

6. Numeración y series: cómo organizarte

La numeración correlativa es uno de los puntos más importantes y más descuidados. Hacienda exige que las facturas tengan una secuencia sin saltos, sin huecos y sin duplicados. Además, con VeriFactu (obligatorio desde enero de 2027), la trazabilidad de la numeración se refuerza.

¿Cuándo usar series?

Las series permiten tener varias numeraciones paralelas. Son útiles cuando:

• Tienes distintos tipos de clientes (nacionales vs. internacionales).
• Tienes distintas líneas de negocio o actividades.
• Quieres separar presupuestos de facturas.
• Empiezas un año nuevo con numeración desde 1 (cada serie puede reiniciarse anualmente).

7. Los 8 errores más frecuentes al facturar

1. Descripción vaga de la operación: "Servicios" o "Trabajos varios" no es aceptable. Describe el trabajo con suficiente detalle.
2. Omitir el NIF del cliente: En facturas a empresas o profesionales, el NIF del destinatario es obligatorio siempre.
3. No aplicar la retención de IRPF: Si facturas a empresas, la retención es obligatoria salvo actividades específicas.
4. Modificar facturas ya enviadas: Nunca edites una factura enviada. Emite siempre una rectificativa.
5. Saltos en la numeración: Un hueco en la numeración es una señal de alerta para Hacienda.
6. Fecha incorrecta: La factura debe tener la fecha real de emisión o de la operación.
7. IVA incorrecto: Aplicar un tipo de IVA distinto al que corresponde a tu actividad puede generar sanciones.
8. No guardar justificantes: Debes conservar facturas y documentación de soporte durante al menos 4-6 años.

8. Paso a paso: cómo emitir tu factura en FacturaReal

1. Crea tu cuenta (gratis, sin tarjeta) Entra en facturareal.es, haz clic en "Crear cuenta" e introduce tus datos. En 2 minutos estás dentro.
2. Configura tu empresa Ve a Empresa y rellena tu nombre, NIF, dirección y, opcionalmente, tu logotipo. Estos datos aparecerán en todas tus facturas automáticamente.
3. Da de alta a tu cliente En Clientes, añade el nombre, CIF y dirección de la empresa a la que vas a facturar. Puedes importar todos tus clientes desde Excel si ya tienes una lista.
4. Crea la factura Ve a Nueva factura. Selecciona el cliente, añade las líneas de concepto con importe, elige el IVA y la retención de IRPF. FacturaReal calcula los totales al instante.
5. Genera el PDF y envía Un clic y obtienes un PDF profesional listo para enviar. La factura queda guardada con número correlativo automático.
6. Consulta tus reportes trimestralmente En Reportes tienes un resumen de ingresos, gastos, IVA repercutido y soportado, y bases para el IRPF. Todo lo que necesitas para preparar tus declaraciones trimestrales.

9. Cuánto tiempo debes guardar las facturas

La legislación española establece distintos plazos según el ámbito:

• Hacienda / AEAT: 4 años (plazo de prescripción de obligaciones tributarias). En la práctica, si tienes bases imponibles negativas o deducciones pendientes, el plazo puede alargarse.
• Código de Comercio: 6 años para libros contables y documentación mercantil.
• Recomendación práctica: guarda todas las facturas al menos 6 años para cubrirte ante cualquier inspección.
• Formato digital: la Ley acepta facturas digitalizadas siempre que garantices su integridad y autenticidad. Con FacturaReal, todas tus facturas quedan almacenadas en la nube con respaldo automático.

10. Preguntas frecuentes

¿Qué campos son obligatorios en una factura de autónomo?

Número y serie correlativa, fecha de emisión, datos fiscales del emisor (nombre, NIF, dirección), datos del cliente (nombre, NIF, dirección), descripción detallada de los servicios o productos, base imponible, tipo de IVA y cuota resultante, retención de IRPF si aplica, e importe total.

¿Cuándo hay que aplicar IRPF en una factura de autónomo?

Cuando facturas a una empresa o profesional (no a particulares). El porcentaje general es el 15%. En los primeros 3 años desde el alta, puedes aplicar el 7% si se lo comunicas al cliente. Hay actividades específicas (como las agrícolas) con tipos distintos.

¿Puedo hacer facturas sin IVA como autónomo?

Sí, si tu actividad está exenta de IVA (enseñanza, servicios sanitarios, seguros) o si facturas a clientes de la UE con VAT (operaciones intracomunitarias) o fuera de la UE (exportaciones). En esos casos indicas "operación exenta" o "inversión del sujeto pasivo" según corresponda.

¿Puedo corregir una factura ya emitida?

No se puede modificar la factura original. Debes emitir una factura rectificativa con su propio número, referenciando la factura original y explicando el motivo (error en datos, devolución, descuento posterior). La rectificativa puede ser por el importe de la diferencia o por el importe total de la factura original.

¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?

Al menos 4 años para cumplir con el plazo de prescripción de la AEAT, y 6 años según el Código de Comercio. Se recomienda guardarlas 6 años por seguridad, tanto en formato físico como digital.

¿Qué pasa si no emito factura?

No emitir factura cuando es obligatorio es una infracción tributaria. Las sanciones van del 1% al 2% del importe no facturado, con un mínimo de 300 € por infracción. Además, Hacienda puede considerarlo como ocultación de ingresos, con sanciones más graves.

¿Es obligatorio usar un programa de facturación?

No es legalmente obligatorio, pero con la entrada en vigor de VeriFactu (obligatorio desde enero de 2027 para autónomos y pymes) sí será necesario un software certificado. Además, usar un programa de facturación como FacturaReal evita errores, automatiza la numeración y te ahorra horas con las declaraciones trimestrales.